I chiarimenti dell’AE sulla tracciabilità delle spese per trasferte, missioni e rappresentanza

L’Agenzia delle Entrate – con Circolare del 22 dicembre 2025, n. 15 – ha fornito le istruzioni operative sulle novità in materia di documentazione probante e di tracciabilità delle spese di trasferta e missione previste dal Dlgs. n. 192/2024, dalla legge n. 207/2024 e dal decreto-legge n. 84/2025.

Al riguardo, l’AE punta a definire le regole relative al trattamento fiscale delle trasferte o missioni del lavoratore dipendente, nonché dei relativi rimborsi di spese. In ottica di semplificazione, per quanto riguarda i rimborsi di spese di viaggio e trasporto per trasferte o missioni all’interno del territorio comunale, la norma ha eliminato il riferimento ai documenti provenienti dal vettore. Di conseguenza, questi rimborsi non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente nel caso in cui le spese siano “comprovate e documentate” anche con altre modalità.

Pertanto, non concorre più al reddito il rimborso chilometrico riconosciuto al lavoratore per l’utilizzo del mezzo privato, calcolato secondo le tabelle ACI, anche in caso di trasferta nell’ambito del territorio comunale. La disciplina si applica anche ai rimborsi, erogati nel 2025, relativi a spese sostenute nel periodo d’imposta precedente. Fuori dal reddito imponibile, inoltre, i rimborsi delle spese di pedaggio, documentate, sostenute durante le trasferte e quelli relativi alle spese di parcheggio.

Per ciò che concerne le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC), si precisa che la condizione di tracciabilità si applica sia per le trasferte all’interno del comune, sia per quelle al di fuori dello stesso.

A decorrere dal 1° gennaio 2025, quindi, i rimborsi di queste spese non concorrono al reddito di lavoro dipendente solo se sostenute con mezzi di pagamento tracciabile.

L’obbligo di tracciabilità riguarda anche i casi in cui il trasportatore operi mediante l’utilizzo di “piattaforme di mobilità”, mentre continuano a non essere assoggettate alla condizione di tracciabilità le spese per viaggi e trasporti effettuati con mezzi diversi dal taxi e NCC – come, per esempio, autobus, treni, aerei, navi – e i rimborsi effettuati sotto forma di indennità chilometrica.